Natuurlijk werkt een geleide brainstormsessie goed bij een goede uitvoering en daar schort het regelmatig aan. Onlangs kreeg ik verhalen te horen van deelnemers aan een groep waar ik mee werkte. Ze vertelden dat de eerste fasen in een KAIZEN waarin cijfers geanalyseerd moeten worden en de fase waarin het probleem helder wordt, snel en voldoende in beeld zijn. Maar dan komt het aan op het vaststellen van de oplossing(en). Daar gaan ze de mist in. De oorzaak: de brainstorm en/of inventarisatie van oplossingen kent geen structuur waarin oplossingen gedijen.
Sterker nog de capaciteiten van de deelnemers werden, in de praktijk ervaringen die mij ter ore kwamen, niet ingezet. Er werd bijvoorbeeld aan de aanwezigen gevraagd wie een oplossing had voor het probleem. Daarna trad een ijzige stilte in waarbij het plafond veelvuldig bestudeerd werd. Tijdens een andere bijeenkomst werd een idee gesuggereerd. Over dit ene idee werd vervolgens drie kwartier doorgepraat waarna het verworpen werd. Helaas was toen de vergadertijd verstreken.
- Output: nul
- Kosten: onbekend
- Talent en capaciteit verspilling: tenenkrommend
Het is werkelijk 'a piece of cake' om binnen een kwartier ideeën van alle aanwezigen te verzamelen. Bij zes aanwezigen kun je in die tijd minstens zestig ideeën verzamelen. Hoe je dat doet? Hierbij een praktisch voorbeeld. Deel een flinke hoeveelheid post-it briefjes aan de deelnemers uit. Schrijf het probleem in kort, krachtig en eenduidig op een flip-over. Vertel de deelnemers dat ze per geeltje één oplossing voor het probleem moeten noteren en dat ze pas mogen stoppen als ze minimaal tien ideeën op tien verschillende geeltjes hebben genoteerd. Ze doen dit zwijgend en maken geen contact met de andere deelnemers. Vraag ze zich te concentreren en te focussen op de ideeën. Vraag ze ook om geen enkel idee af te keuren; schrijf echt alles op wat er in je opkomt. Denk daarbij vooral ook out of the box.
Fase twee bestaat uit het opplakken van alle ideeën op een muur. Iedereen krijgt ruimschoots de tijd om alles te lezen en wanneer nodig te bevragen. Vervolgens zet iedereen een goed leesbare stip bij de geselecteerde top drie. Het voordeel daarvan is dat je dubbelingen in ideeën er niet uit hoeft te halen, want dat gebeurt op organische wijze. De geeltjes die de meeste stippen hebben gekregen, worden van de muur genomen. In een samen te bepalen volgorde worden deze ideeën verder uitgewerkt op flip-over.
De laatste stap is dat 'smart' afgesproken wordt wie welke ideeën verwerkt in een plan van aanpak. Ook is de deadline bekend over wanneer het plan wordt aangeleverd. De implementatie volgt daarna.
Voordeel van zwijgen en focus houden bij het verzamelen van ideeën, gekoppeld aan een quotum, is dat er niet één idee geopperd wordt, door degene die altijd al zijn mond opendoet, maar veel meer. Degenen die nauwelijks gehoord worden, krijgen de kans om op de voorgrond te treden. Er wordt geen kostbare tijd verspilt door oeverloos te discussiëren over de inbreng.
Mocht er het één en ander nog niet duidelijk zijn aan de methode, dan weet je me te vinden. Veel succes.
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>